Rikke i tegnestuens administration ved typisk mere end lederen. Hun bliver ikke behandlet sådan

Især ingeniør- og arkitektvirksomheder har en håbløs opfattelse af medarbejdere, der degraderer administrationen til et B-hold, som kun er en omkostning. Faktum er, at de administrative ninjaer er uundværlige.
Læs debatartikel fra Politiken Byrummonitor

I over et årti har jeg arbejdet med byggebranchen i bred forstand. Ingeniører, arkitekter, entreprenører, håndværkere og rådgivere. En fantastisk branche med højt til loftet, store ambitioner, vilde projekter og en fandenivoldskhed og en skabertrang, som mange andre brancher kun kan se på med misundelse.

Samtidig er Danmark i international kontekst faktisk virkelig gode til at lave virksomheder af denne type. I forhold til, hvor lille et land vi er, har vi nogle endog meget store spillere på markedet. Det kan vi godt være stolte af.

En ting, jeg dog synes, vi ikke bør være stolte af, er måden vi ofte omtaler vores administrative kolleger.

Du kan afskedige 20 procent af ingeniørerne, men ...

Administrationen bliver mange steder opfattet som et nødvendigt onde, der skal være så lille som mulig, et ’fedtlag’ som skal holdes på et minimum.

Men efter rigtig mange år i branchen må jeg bare konstatere, at det ganske enkelt ikke passer. Virkeligheden ser helt anderledes ud.

Du kunne sige farvel til 20 procent af ingeniørerne, arkitekterne eller byggefolkene – og det ville gøre ondt på nogle projekter, ting ville blive forsinket, viden ville gå tabt, og det ville koste penge. Men hvis den lille skare af administrative kontorkæmpere pakkede sammen og stoppede med at fordele viden, koordinere, udvikle, rykke folk for oplysninger, få tilbud og PQ’er af sted til tiden og generelt få ting til at ske, så drejede langt de fleste firmaer nøglen om.

Rikke har kigget alle beslutninger over skulderen i årevis

Efter at have mødt, arbejdet sammen med og været i dialog med tusindvis af mennesker i branchen over mange år, kommer her min karakteristik af den gennemsnitlige administrative medarbejder:

Hun er kvinde, hun er 40-50 år, hun kunne hedde Charlotte, Rikke, Tina eller Line. Hun har en uddannelsesmæssig baggrund som enten HK’er, teknisk tegner eller bachelor-/kandidatniveau inden for kommunikation eller økonomi. Hun er havnet i byggebranchen lidt ved et tilfælde, og hun har sjældent været andre steder.

Kort sagt: Hun har over 20 års erfaring og ved typisk mere om, hvordan man driver en ingeniør-/arkitekt-/byggevirksomhed end mange i ledelsen, for hun har kigget alle beslutninger over skulderen i årevis. Hun har desuden ofte siddet i samme virksomhed i over 10 år og er dermed en kulturbærer, som kender alle og ved, hvordan organisationen hænger sammen, og hun har været der længe nok til at vide, hvorfor organisationen hænger sammen, som den gør. Hun har desuden tit overlevet en chef eller tre.

Hun er den medarbejder, du ikke vil være uvenner med. Hun kan gøre din hverdag håbløs – eller hun kan få hele din afdeling til at fungere som en velsmurt maskine.

Ingeniører og arkitekter opdeler i A og B

Langt de fleste ledere, jeg taler med, smiler lidt indforstået, når snakken falder på deres egen kontorninja – de ved godt, hvem vi taler om, og de vil strække sig meget langt for at passe godt på hende.

Problemet er bare, at vi rent strukturelt i branchen er dårlige til at skabe respekt om administrationen. Især inden for ingeniør- og arkitektfagene er der stadig et håbløst fokus på debiteringsgrad. Virksomhederne er opdelt i et A- og et B-hold: de medarbejdere, hvis timer kan sælges, og de medarbejdere, som kun er en omkostning.

Administrationen har også brug for anerkendelse

Vi er nødt til at få et langt større fokus på det, man inden for teorien ville kalde for enablers. Dem, som sætter andre i stand til at arbejde. Dem, der spiller andre gode. Dem, der giver andre mulighed for at fokusere på det, de er bedst til.

Så kære leder, medarbejdere, mellemledere:

Jeg vil foreslå, at du overvejer, hvem i din organisation der får tingene til at glide hos jer. Hvem der løser problemerne – eller endnu vigtigere sætter jer andre i stand til at løse dem. Hvem finder hullerne i osten – og lapper dem bagefter? Hvilken funktion ville det gøre den største forskel, hvis den fungerede dobbelt så godt? Og hvem ville det gøre mest ondt, hvis I mistede?

Administrationen har også brug for anerkendelse. De har også brug for at blive talt op, og de har især brug for ikke altid at få at vide, at de er en omkostning.

Dem, der udbetaler jeres løn, sender regningerne, sørger for, at nye kolleger bliver taget godt imod, at tilbuddene bliver skrevet og vundet, at jeres hjemmeside stiller jer i et godt lys, at der er tænkt over, hvad virksomheden skal leve af i fremtiden og tusinde andre ting – det er sandsynligvis en Line, en Tina, en Rikke eller en Charlotte, der har en finger med i spillet.

Og det skal du være glad for.

Publiceret på Byrummonitor d. 7. september 2023 - læs den her