Vi undrer os over den endeløse strøm af forsinkede og fordyrede byggerier, mens vi fjoller rundt i Teams og hvert vores Excel-ark
Alt for mange problemer bunder i mails, der ikke er blevet sendt eller læst, skriver Anders Dyrholm fra Orbit Online. Drop hjemmestrikkede Excel-ark, interimistiske bemandingsplaner og mails og sms’er om projektkritiske informationer.
Digitalisering fylder alle steder i vores samfund. Det er der god grund til. Der er nemlig enorme gevinster at hente, både i tidsbesparelser, men i særdeleshed i øget kvalitet. Vi kan ganske enkelt lave et bedre stykker arbejde, når vi får hjælp af de rette digitale værktøjer.
Problemet er bare, at byggeriet hænger i bremsen. Dermed ikke sagt, at der ikke er fokus på digitalisering derude. Man glemmer bare et ekstremt vigtigt område.
Lad mig forklare.
De digitale værktøjer inden for byggeriet kan noget forenklet opdeles i fire hovedkategorier:
Økonomi
Registrering
Udarbejdelse
Styring og planlægning
De tre første, økonomistyring, tidsregistrering og materialeforbrug samt udarbejdelse af tegninger og dokumenter, går det faktisk helt ok med. Langt værre ser det ud med styring og planlægning.
2/3 af alle byggeprojekter i Danmark bliver lavet i Excel
Projektstyring er alle enige om er vigtigt, men kradser vi bare lidt i overfladen, er det slet ikke projektstyringen, man har digitaliseret – det er økonomistyringen. 9 ud af 10, jeg taler med i mit arbejde, har reelt kun digitaliseret overblikket over, hvornår de kan fakturere hvad. Styring og planlægning af opgaver er reduceret til et spørgsmål om, hvornår vi kan sende den næste regning.
I foråret udkom ’Byggeriets Modenhedsanalyse 2023’, hvor byggeriet har taget et kig på sig selv. Det er spændende, men skræmmende læsning. Kun 38 procent svarer ja til, at de benytter digitale værktøjer til projektstyring og dokumenthåndtering.
Lad lige den synke ind engang.
Det betyder, at næsten 2 ud af 3 af alle byggeprojekter i Danmark reelt set bliver lavet i et Excel-ark på fællesdrevet. Og så undrer vi os over den endeløse strøm af forsinkede og fordyrede byggeprojekter, som fylder i medierne?
En entrepriseadvokat, jeg talte med for nylig, fortalte, at de typisk anbefaler, at man afsætter op mod 10 procent af omsætningen til voldgift. Og det var omsætningen.
Man fortaber sig i teknik
Efter over 10 års arbejde med branchen kommer her min lille analyse af, hvornår tingene typisk kører skævt.
Det er ikke en manglende fakturering eller skæv tidsregistrering, der får projekter til at skride med 30-40 procent eller mere. Der, hvor det typisk går rigtig galt, er, når mange interessenter skal arbejde sammen, og bygherren ikke deltager aktivt. Ofte har man udliciteret projektstyringen til en rådgiver, som man har presset så langt ned på økonomi, at der reelt ikke er overskud til at holde styr på projektet. Man fortaber sig i tekniske, dog vigtige detaljer og mister det samlede overblik.
Før eller siden opstår der problemer i alle projekter. Noget driller, noget i planen skrider. Men hver enkelt leverandør i projektet, fra arkitekt til fagentreprenør, sidder med hver sit Excel-ark. På en god dag har man et fællesdrev i skyen, eller man fjoller rundt i nogle lister i Teams.
Som en kunde engang sagde til mig: »Det er der, viden går hen for at dø.«
Ingen opdager ændringer i et regneark
Ingen opdager, når en fagentreprenør ændrer i sin egen tidsplan i et regneark. Det er først, når næste hold skal til, at man opdager det. »Jamen, det har vi da noteret i planen,« siger råhusentreprenøren. Elektrikeren står nu med otte svende, tre lærlinge, to skurvogne og materialer, der ankommer om en time, og de kan først komme til på pladsen om 14 dage. Hvem skal betale for det?
Og så ruller lavinen.
Den slags problemer opstår på byggepladser i Danmark hver eneste dag. Og det koster branchen et tocifret milliardbeløb om året, hvis ellers advokaten har styr på sine tal.
Løsningen er ikke kun digital
Løsningen på det er ikke kun digital. Den kræver samarbejde, fokus, og at man er villig til at hænge sit snavsede vasketøj til tørre for de andre i projektet. Vi skal have en samlet digital plan over alle opgaver og leverancer, vi skal vide, når tingene skrider, og vi skal kunne lave en samlet risikostyring – sammen – i realtid.
De hjemmestrikkede Excel-ark og interimistiske bemandingsplaner skal parkeres tilbage i start-00’erne, hvor de hører til. Og så skal vi stoppe med at maile og sms’e vigtige, projektkritiske informationer rundt til hinanden. Alt for mange problemer bunder i mails, der ikke er blevet sendt – eller ikke er blevet læst.
Projekter fejler sjældent på grund af manglende faglige kompetencer – de kører skævt grundet manglende planlægning, styring og overblik.
Publiceret på Byrummonitor d. 3. oktober 2023 - læs den her